Welche Managementsysteme gibt es und worin bestehen die Unterschiede?
Was versteht man unter einem "integrierten QM-System"?
Wieviel kostet die Einführung und Aufrechterhaltung eines QM-Systems?
Welche Voraussetzungen müssen vor Beginn der Einführung eines QM-Systems erfüllt sein?
Wie lange dauert die Einführung eines QM-Systems?
Welche Organisationsstrukturen benötigt ein funtionierendes QM-System?
Welche Aufgaben hat ein Qualitätsbeauftragter?
Wer kommt für die Funktion des Qualitätsbeauftragten in Frage?
Wie hoch ist der zeitliche Aufwand eines Qualitätsbeauftragten?
Was ist eine Verbundzertifizierung?
Welche Vorteile bieten Qualitätszirkel?
Zum Einen unterzieht sich ein Unternehmen bei der Einführung eines QM-Systems bewußt einem Veränderungsprozess zur kontinuierlichen Verbesserung seiner internen Verfahren und Abläufe, zum Anderen entsteht bei den Mitarbeitern ein Bewußtsein für die Sinnhaftigkeit des systematischen Vorgehens bei der Verbesserung der eigenen Leistungsfähigkeit.
Unterstützt wird der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung durch die Entwicklung und Implementierung von Zahlen, Daten und Fakten zur Darstellung der Ergebnisqualität, wodurch wiederum ein Vergleich (intern wie extern) möglich wird.
Zusammenfassend ergeben sich folgende Vorteile:
Transparenz - Arbeitsabläufe werden dargestellt und bieten die Basis für eine Prozessoptimierung
Kostenreduktion - die Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation bringt Kostenvorteile
Sicherheit - QM fordert gezielt die Qualitätsplanung und die Führung von Qualitätsaufzeichnungen
Vermeidung von Fehlern - gezielte Vorbeugungsmaßnahmen helfen Fehler zu vermeiden
Kundenzufriedenheit - Kundenorientierung und der systematische Umgang mit Beschwerden führen zur Steigerung der Zufriedenheit
Zukunft - die Analyse von Daten ermöglicht eine strategische Ausrichtung von Aktivitäten
Image - QM wird als "Gütesiegel" immer bekannter und steigert das Vertrauen in das Unternehmen
Im Gesundheits- und Sozialwesen werden folgende Qualitätsmanagementsysteme angewandt:
Die beiden ersten Systeme sind zertifizierbar, die beiden anderen nicht.
Worin sich diese Systeme unterscheiden, haben wir für Sie detailliert hier zusammengefaßt.
Darunter versteht man die Erweiterung eines QM-Systems nach z.B. ISO um Managementsysteme, die an einen bestimmten Teilbereich spezifische Forderungen stellen, z.B. Umweltmanagement, HACCP oder Arbeitssicherheit.
Durch die Integration der spezifischen Forderungen in ein QM-System werden diese der gleichen Systematik unterzogen und somit z.B. redundante Aufzeichnungen vermieden.
Für alle Altenpflege- und Altenhilfeeinrichtungen wird ab 2005 eine Zertifizierung zur Grundlage bei Vergütungsverhandlungen.
Für alle anderen Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens liegt derzeit eine gesetzliche Verpflichtung zur Zertifizierung nicht vor.
Aus unserer Sicht ist eine Zertifizierung ein erstes Ziel, auf das bei der Einführung eines QM-Systems hingearbeitet werden könnte: die Motivation ist hoch und "man" erfährt bei Erhalt eines Zertifikats durch eine unabhängige, externe Stelle die Bestätigung, erfolgreich ein konformes QM-System eingeführt zu haben.
Die regelmäßige Überwachung durch eine externe Stelle (Audit oder Visitation) erzeugt darüber hinaus eine starke Motivation, das bestehende System ständig zu verbessern.
Letztendlich wird Qualitätsmanagement in der breiten Bevölkerung immer bekannter und wirkt vertrauensbildend.
Die Einführung eines QM-Systems erfordert zunächst einmal die Kenntnisse einschlägiger Normen sowie die Anwendung von Managementwerkzeugen und -techniken. Ist diese Qualifikation nicht vorhanden, muß sie entweder eingekauft oder erworben werden. Ein Berater kostet ca. 1000,00 EURO pro Tag.
Eine ein- bis dreitägige Einführungsveranstaltung für künftige Qualitätsbeauftragte und interne Auditoren bzw. Visitoren zur Vermittlung der QM-Grundlagen kostet ab 1500,00 EURO und sollte um weitere Ausbildungsmaßnahmen ergänzt werden.
Vor allem aber kostet die Einführung von QM-Verfahren sowie die Erstellung und Pflege der QM-Dokumentation Zeit (siehe unten).
Die Kosten für eine Zertifizierung richten sich nach der Größe und dem Geltungsbereich eines Unternehmens.
Abrechungseinheit ist -wie bei den Beratern- ein Manntag. Dieser kostet zwischen 950,00 und 1200,00 EURO.
Welche Einsparmöglichkeiten Sie bei der Einführung eines QM-Systems haben, zeigen wir Ihnen hier
Unserer Erfahrung nach übersteigt der Nutzen eines praktizierten/gelebten QM-Systems bei Weitem die Kosten seiner Einführung!
Wichtigste Voraussetzung ist aus unserer Sicht die Unterstützung durch die Leitung.
Diese muss sich über finanzielle und zeitliche Aufwendungen, aber auch über ihre Vorbildfunktion im Klaren sein.
Darüber hinaus sind Qualitätsbeauftragte zu benennen und mit der fachlichen Qualifikation auszustatten, um eine erfolgreiche Einführung eines QM-Systems zu gewährleisten.
Die Einführung eines QM-Systems dauert in der Regel neun bis zwölf Monate. Schneller eingeführte QM-Systeme sind oft dadurch gekennzeichnet, dass sie nicht in vollem Umfang gelebt werden. Insbesondere die Umsetzung von QM-Verfahren, z.B. der professionelle Umgang mit Fehlern, Problemen und Beschwerden, erfordert Zeit und ein hohes Maß an Information und Aufklärung.
Ein gut funktionierendes QM-System basiert auf Information und Kommunikation zwischen allen im Unternehmen beteiligten, interdisziplinären Gruppen. Auch kurze Entscheidungswege tragen maßgeblich zum Erfolg bei.
Dennoch empfiehlt es sich, ein Lenkungsgremium aus max. 5 Personen zu gründen. Dieses trifft Entscheidungen und steht als Ansprechpartner für die Qualitätsbeauftragten zur Verfügung.
In kleineren Unternehmen (z.B. einer Arztpraxis) kann das Lenkungsgremium aus einer einzelnen Person, dem Arzt als Entscheidungsträger, bestehen.
In Abhängigkeit der Organisationsstrukturen übernimmt ein Qualitätsbeauftragter in unterschiedlichem Umfang Ausführungs- und Informationsaufgaben sowie eine Entscheidungsverantwortung. In der Regel ist er verantwortlich für die Lenkung der QM-Dokumentation, für die Planung und Durchführung interner Qualitätsaudits, für die Erstellung eines Qualitätsberichts sowie für die Weitergabe von Informationen an die Geschäftsleitung und an die Mitarbeiter. Darüber hinaus wirkt er bei der Entwicklung einer strategischen Qualitätspolitik mit, moderiert und/oder koordiniert Projektgruppen und steht als Ansprechpartner in QM-Fragen zur Verfügung.
Ein/e Qualitätsbeauftragte/r sollte die Aufbau- und Ablaufstrukturen der Organisation gut kennen und bei allen Mitarbeitern akzeptiert sein. Zudem sollte sie/er über Fähigkeiten in Moderation, Präsentation und Konfliktmanagement verfügen. Für die Erstellung der QM-Dokumentation und für die Auswertung von Kenngrößen und Kennzahlen sind fundierte EDV-Kenntnisse erforderlich.
Der Zeitaufwand für eine/n Qualitätsbeauftragte/n für die Einführung eines QM-Systems wird in Abhängigkeit der Unternehmensgröße auf ca. 50-75% einer Vollzeitstelle geschätzt. Die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines QM-Systems hingegen kostet deutlich weniger Zeit (ca. 15% einer Vollzeitstelle). Werden die Aufgaben eines Qualitätsbeauftragten zudem auf mehrere Mitarbeiter verteilt, reduziert sich der Aufwand des Einzelnen entsprechend.
Eine Verbundzertifizierung läuft nach dem Multi-Site-Verfahren ab.
Dieses Verfahren ist von der TGA (Trägergemeinschaft für Akkreditierungen) freigegeben und kann angewendet werden für die Zertifizierung und anschließende Überwachung von Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder verbundenen Unternehmen.
Eine "Multisite"-Organisation ist als eine Organisation definiert, die eine identifizierte zentrale Funktion (normalerweise und im weiteren als Zentralbüro bezeichnet) besitzt, an der bestimmte Aktivitäten geplant, kontrolliert oder geleitet werden, und einem Netzwerk von lokalen Büros oder Filialen (Standorte), an denen diese Aktivitäten im Ganzen oder teilweise ausgeführt werden.
Beispiele für mögliche "Multisite"-Organisationen sind:
Bei einer Verbundzertifizierung arbeiten alle beteiligten Unternehmen unter einem QM-System.
Die Zertifizierung und anschließende Überwachung des QM-Systems erfolgt dabei nach einem Stichprobenverfahren.
Voraussetzungen für eine Verbundzertifizierung finden Sie hier.
Qualitätszirkel sind Instrumente, um Erfahrungen zwischen Expertengruppen (niedergelassene Ärzte, Pflegepersonal, Verwaltungsfachleute, Techniker) freiwillig, aber regelmäßig auszutauschen.
Sie dienen der kontinuierlichen Verbesserung, z.B. der Zusammenarbeit einzelner Bereiche oder der Lösung anstehender Praxisprobleme (Gegenüberstellung von Qualitätszirkeln und Problemlösungsteams siehe hier).
Qualitätszirkel arbeiten themenzentriert und zielorientiert.
Sie folgen der Grundsystematik:
Niedergelassene Ärzte sowie Expertengruppen in Krankenhäusern, Senioren- oder Pflegeheimen arbeiten im Rahmen von Qualitätssicherungsmaßnahmen seit Jahren erfolgreich in unterschiedlichen Konfigurationen in Qualitätszirkeln zusammen.
Es empfiehlt sich, ausgebildete Moderatoren für die Leitung von Qualitätszirkeln einzusetzen, denn sie verfügen über Fertigkeiten in der Kommunikation, beherrschen Moderations- und Präsentationstechniken und können Konfliktsituationen meistern.